בעיה מרכזית של עסקי מזון גדולים כקטנים הינה חוסר הדיוק בין הרצוי והמצוי כביכול, לבין המצוי באמת. גם אם אנו המנהלים הזהירים והדקדקניים ביותר, רובנו רק בני אדם ולרוב, לא נצליח לשלוט ולפקח על כמות המידע המדויקת של תשומות ותפוקות העסק בכל רגע נתון, אולם מידע זה והיכולת לנתח אותו, עשויים להיות קריטיים לתהליך לקבלת ההחלטות שלנו. אגב, בניגוד לכל מה שחשבנו תמיד, גם מנהל החשבונות שלנו איננו סופר-מן...
חוסר הדיוק במידע הנמצא בידינו יכול להוביל אותנו ב"ביטחה" מהצד החיובי של שולי הרווח אל הצד השלילי שלהם. בענף המזון שבו שולי הרווח קטנים, קבלת החלטה שגויה משמעותה פגיעה ברווחיות. חומרי הגלם מהווים מרכיב חשוב בעלות המוצר הסופי - אי ניהול המלאי כראוי משמעותו הזמנת חומרים מיותרים, ניפוק חומרי גלם "טריים" לפני חומרי גלם ישנים יותר והשמדת חומרי גלם ותוצרת גמורה שפג תוקפה.
ניהול לא נכון של תור העבודות ביצור יכול לגרום לאיבוד זמן מיותר, לניצול לא נכון של משאבי היצור דוגמת התנורים המהווים צווארי בקבוק ביצור וחוסר יכולת לעמוד באספקת הזמנות. הבעיות רק מחמירות בעסקים כגון מסעדות וקונדיטוריות כאשר ה-"עסק" אינו ממוקם באזור גיאוגרפי אחד, אלא מפוזר בחלקי הארץ השונים, במקרה כזה מידע לא אמין משמעותו אובדן שליטה על הנעשה בעסק .
חנה שראל, מחברת מידעטק טכנולוגיות בע"מ, המספקת פתרונות כוללים בתחום מערכות המידע הניהוליות, מבהירה כי יש להתאים את ביצועי מערכת הניהול לצרכי העסק: "פריסה ארצית של עסק מזון מחייבת בקרה עסקית תמידית על התנהלות הסניפים השונים למען שיפור והתייעלות התהליכים והביצועים של החברה. בכל רגע נתון ההנהלה חייבת לדעת מה מצב המלאי בסניף, אילו מוצרים נמכרים יותר, אילו מוצרים כדאי לנו לדחוף לכל סניף, כמה מלאי הושמד ולא פחות חשוב, לאילו מוצרים היה ביקוש בסניף, אך לא היה מלאי זמין מהם למכירה או במילים אחרות - אילו מכירות הפסדנו.
תהליך הרכש בעסקי מזון מסוימים, לדוגמה, מבוצע בטלפון מהיום למחר ללא כל פיקוח ומעקב, דבר היוצר בזבוז של אלפי שקלים בחודש.מעקב אחרי מאזן החומרים שסופקו לסניף לעומת חומרים שבהם השתמש הסניף יעזור לנו לוודא כי המלאי שמוזמן לסניף מייצר עבורינו מכירות. גם קבלת הסחורה בהרבה מן העסקים נעשית ללא תהליך קבלה וניהול מלאי מסודר המבוסס על שקילה, בדיקת כמויות ושמירה על תעודות משלוח. בכדי לייעל את תהליכי הניהול, הייצור, הרכש והמלאי על המנהלים לקבל מידע בזמן אמת, המאפשר להם להגיב במהירות כאשר יש צורך בכך ויחד עם זאת לחסוך בהוצאות מיותרות. ביצוע פרויקטי ERP (מערכת ניהול משולבת של עסק) מוצלחים המותאמים לצרכי העסק יוצרים ממשק בין הסניפים השונים למערכת ה-ERP ומאפשרים שליטה ניהולית, לוגיסטית וכספית על מתרחש בארגון בכל רמה בנפרד ובכולן יחד".
שראל מביאה מספר דוגמאות ממערכת ה- Priority אותה הטמיעה חברת מידעטק בפרויקטים מתחום המזון: "בפרויקטים שונים בהם הטמענו את Priority , הגדרנו קודם כל שפה אחידה בחברות. גם הסניפים וגם המרכז מדברים באותה שפה. הסניף יכול להזמין מוצר מאפה והקונדיטוריה מבינה מה עליה ליצר. בשלבי ההקמה של המערכת נחסכו הקלדות כפולות של נתונים באמצעות מערכת הממשקים מתוחכמת; עסקים הצליחו לייצר על פי מערך הזמנות של מלאי מינימאלי, כלומר, לא להחזיק מלאי לכל סניף בנפרד, אלא לשנע אותו, בהתאם לצרכים, בין הסניפים השונים והמפעל.
הדבר צמצם בצורה משמעותית את הזמנות המלאי מצד הסניפים ; לוגיסטיקת האריזות והמשלוחים בעסקים שונתה על פי הזמנות הלקוח ולא על פי הצורך במכירת המלאי שנותר במפעל; בכמה מן העסקים הופעל תמחור מלא למוצרים, הכולל את שלב הפיתוח ואת פעילות היצור והשיווק; פרק הזמן שבו נתוני הקופות נקלטים במערכת מתוך הסניפים התקצרו משמעותית ובסוף כל יום עוברים נתוני סיכום המכירות של הסניפים השונים אל מערכת מרכזית אחת ואפשרים לחברה לפעול ולהגיב במהירות ".
שראל מציינת כי בשגרת הניהול של עסק דינאמי כעסקי המזון, קשה למצוא את הזמן לערוך ביקורת מקיפה ולאתר את הכשלים בניהול היוצרים בזבוז וחוסר יעילות: "רק בשביל לסבר את האוזן, לפני הטעמת מערכת Priority באחת מהרשתות אותן ליווינו הגיע ערך ההזמנות שהתקבלו מלקוחות ומסניפים ולא מומשו, למאות אלפי שקלים! כמות הסחורה שעסק זה ייצר הייתה גדולה בעשרות אלפי שקלים מהסחורה שנשלחה ללקוחות בפועל. בעקבות הטמעת המערכת, סודרו ועודכנו עצי המוצר והתהליכים בעסק (שבחלקם לא היו אמינים), דבר אשר גרם מיידית לשינוי תהליכי העבודה ביצור, והביא לבסוף להגדלה משמעותית בתפוקת העסק".
מידעטק טכנולוגיות מידע מתמחה ביישומיPriority , בפיתוח מודולים לסביבת Priority ובאספקת פתרונות כוללים בתחום מערכות המידע הניהוליות. פתרונות אלה כוללים ביצוע פרוייקטי ERP, יישום פורטלים עסקיים, פיתוח אתרי מסחר נלווים ועוד.
