גם אם אין לכם כל ניסיון בהפקה של אירוע ומדובר על טבילת האש הראשונה, תופתעו לגלות כמה קל להפיק אירוע בעת שעוקבים אחר מספר כללים פשוטים. מטרת העל שלכם באירוע היא להוציא כמה שפחות ולקבל כמה שיותר, להוציא את האורחים שלכם מרוצים ומחוייכים ולהשאיר לעצמכם בלב זיכרונות מתוקים. בכמה צעדים בלבד, אתם הופכים את האירוע שלכם לסיפור הצלחה, ואתכם – למפיקי אירועים מדופלמים.
הגדירו תקציב לאירוע שלכם
כאשר יוצאים לדרך עם הפקת האירוע, אתם נחשפים לעולם שלם, כמעט אינסופי. ענף האירועים הולך וגדל משנה לשנה, וכך עומדות בפניכם אינספור אפשרויות: החל ממתחמי אירועים יוקרתיים, חברות קייטרינג שבראשן שפים מהשורה הראשונה, אפשרויות עיצוב שונות והשמיים הם באמת הגבול. לא תאמינו כמה קל להוציא כספים רבים על האירוע שלכם, ואין בעיה שתעשו זאת, אך חשוב מאד להגדיר מראש את התקציב לאירוע שלכם. בלי תקציב מוגדר, אתם עלולים למצוא את עצמכם עם חור בכיס. את האירוע שלכם תרצו להפוך לחוויה נעימה ולא לנטל כלכלי.
רשימות הגעה הן בגדר חובה
כיום מתחמי האירועים השונים מבקשים לדעת מה כמות האורחים שעתידה להגיע לאירוע. עבור מתחמי האירועים מדובר על מידע חשוב וחיוני, שכן בהתאם למספר האורחים הם נערכים מבחינת כמויות המזון, סידורי השולחנות ופתרונות האבטחה. לכן, בכל אירוע שאתם עורכים – גם אם מדובר באירועי עסקי וגם אם באירוע פרטי, חשוב שתערכו רשימות הגעה שיאמדו את מספר האורחים העתידים להגיע אל האירוע שלכם. אל דאגה, לא תצטרכו לעשות זאת בעצמכם ולהתקשר למאות אורחים, אלא תוכלו להעביר את המשימה לחברות חיצוניות שיעשו את השירות הזה עבורכם, או לחילופין לערוך רשימות הגעה באמצעות תיבת המייל או הודעות לטלפון הסלולארי. ערכו רשימות הגעה וחיסכו כסף רב.
ספק אטרקציות אחד – יותר מבחר, פחות עבודה
כיום בעלי השמחות מבקשים לשלב יותר מאטרקציה אחת באירועים. מרבית החברות המספקות את האטרקציות מתמחות באטרקציה ספציפית אחת, כך שבעת שאתם מעוניניים לשלב יותר מאטרקציה אחת באירוע, נדרש מכם לנהל משא ומתן ותיאום ציפיות עם מספר ספקים במקביל. תופתעו לגלות כי תוכלו לחסוך את יחסי הוגמלין עם מספר ספקים שונים, בעת שתעבדו עם חברה אחת המציעה את מגוון האטרקציות. באופן שכזה אתם עתידים לעבוד מול ספק אחד המציע את מגוון השירותים. כך תחסכו זמן והתרוצצויות שונות.
התכוננו זמן מה לפני
בעת שמדובר על הפקת אירוע, חשוב לא להשאיר דברים לרגע האחרון, אלא לנסות לתאם את מכלול הדברים זמן מה לפני. ככל שתהיו יותר מאורגנים וערוכים, כך עולה הסבירות להצלחת האירוע. מעבר לכך, בעת שתשאירו דברים לרגע האחרון, הרי שאתם מציבים עצמכם בסיטואציה של לחץ וחשש כי לא תספיקו לארגן את הדברים שתכננתם. ערכו לעצמכם לוח זמנים מסודר עם דד-ליין, כך תוכלו להיות בטוחים כי אתם עומדים בכל מה שמוטל עליכם.
המאמר באדיבות מולטי מגנטים לאירועים המתמחה בצילום והפקת אטרקציות לאירועים.
