תחילה, למה בכלל לשקול מעבר?
מעסיקים עשויים לשקול מעבר מסיבות שונות, ביניהן שירות לקוי או מענה איטי לעובדים, טעויות חוזרות בדיווחים, חוסר יכולת בהתמודדות עם מקרים מורכבים (כמו טפסי 161, פרישה, שינוי קופות וכדומה), תשתית טכנולוגית מיושנת או מחיר שאינו תואם את התמורה.
אבל לפני שממהרים להחליף גורם מתפעל פנסיה, חשוב להבין שגם המעבר עצמו הוא תהליך שדורש ניהול מדויק.
5 דברים שמעסיקים חייבים לבדוק לפני שמחליפים גורם מתפעל פנסיוני בארגון
רמת השירות, ולא רק המחיר
האם הגורם המתפעל הנוכחי באמת לא עומד בציפיות או שמדובר בתקלות נקודתיות שניתן לפתור? לפעמים שינוי קטן (כמו שינוי איש קשר או הגדרה מחדש של תהליכי עבודה) יכול לפתור בעיות מבלי להיכנס להליך מעבר.
יכולת קליטה של הספק החדש
אל תעברו רק מכיוון שהצעה זולה יותר מונחת לכם על השולחן. ודאו שהספק החלופי יודע לטפל במבנה השכר וה-HR שלכם, ויש לו ניסיון עם לקוחות דומים. שאלו איך מתבצע המעבר בפועל? האם יש ליווי אנושי או רק טכני? וכמה זמן זה לוקח?
שמירה על רצף תפעולי
טעויות בתקופת המעבר עלולות להשפיע על שורה ארוכה של נושאים, החל מהפקדות שלא מגיעות לקרן, דרך כיסויים ביטוחיים שנקטעים, ועד טפסים שאינם מדויקים. וודאו שיש מנגנון לבקרת הרצף, שהגורם המתפעל היוצא והנכנס מתקשרים ביניהם בצורה מסודרת, שהעובדים מעודכנים, וששום מידע לא נופל בין הכיסאות.
שיתוף העובדים (או לפחות שקיפות מולם)
הפנסיה היא של העובדים. גם אם אתם מחליפים גורם מתפעל לצורך תפעולי בלבד, העובדים עלולים להיות מבולבלים כשהם מקבלים פתאום מסרים מגורם חדש. שקיפות בנושא תמנע חוסר אמון, ולכן כדאי לשלוח מייל הסבר קצר בו תציגו את השינוי ותבהירו שהמהלך בא לייעל, ולא לשנות את הקרן או את התנאים שלהם.
שימור מידע היסטורי
וודאו שכל המידע הקודם נשמר ונגיש. תיעוד של שינויים, הפקדות, תקלות או תיאומים מול קרנות חשוב מאוד במקרה של בירור עתידי, תביעה או מעבר עובדים בין סניפים.
מתי הזמן הנכון לעבור?
אין זמן מושלם לעבור בין גורמים מתפעלים פנסיוניים, אך יש זמנים שעשויים להיות לכם נוחים יותר, כמו תחילת רבעון או שנה קלנדרית, אחרי סיום תהליך קליטת עובדים חדשים או בתקופה רגועה יחסית מבחינת שכר (לא סביב מענקים, בונוסים או שינויים רוחביים)
האם חייבים להחליף?
לא בהכרח. לפעמים ניתן להוסיף בקרת איכות על השירות הקיים, להציב דרישות שירות ברורות, לדרוש דוחות שירות או פגישת סיכום חודשית או להחליף רק חלק מהשירותים ולא את כל הגוף המתפעל.
בכל מקרה, לא מחליפים ספק מתוך תסכול רגעי
חשוב להבין, מעבר בין גורמים מתפעלים הוא מהלך אסטרטגי,ו לא רק טכני. אם תעשו אותו מתוך הבנה, תכנון מוקדם ובחירה מושכלת – הוא יכול לשפר משמעותית את רמת השירות לעובדים, לצמצם טעויות, ולחסוך זמן למחלקת השכר ומשאבי האנוש. אולם, אם תבחרו גורם חדש רק בגלל הצעת מחיר נמוכה או בלי לוודא שהוא מתאים לארגון שלכם, אתם עלולים להיכנס לשרשרת תקלות שהמחיר האמיתי שלהן יתברר רק אחרי כמה חודשים.
אז בפעם הבאה שאתם שואלים את עצמכם אם הגיע הזמן להחליף, הוסיפו גם את השאלה, האם ההחלפה נעשית בצורה חכמה ונכונה.
