לאחרונה, התפרסמו מספר תקנות המחילות על המעביד אחריות יתרה בנוגע לשגיאות בתלוש השכר של העובד – גם רטרואקטיבית (בפרט בתחום ההפקדה לקרן הפנסיה שלו). אנחנו רואים דגש רב בנוגע לטיפול מסור, מדויק ובזמן – של תלושי השכר ותשלום המשכורת, ובצדק – מדובר בנושא העומד בבסיס מערכת היחסים בין הארגון לכל עובד שלו.

אבל טעויות אנוש מתרחשות, וכאשר תהליך ההפקה של תלושי השכר הוא ידני – אין מנוס משגיאות חישוב המתרחשות מדי פעם. איך תוכלו להגן על עצמכם מטעויות כאלה, שהמשמעות שלהן תופחת והולכת ככל שהגילוי מתאחר?

כלים
קרדיט : Istock
קרדיט : Istock

 

תוכנת משכורות איכותית ומתקדמת, מבצעת באופן אוטומטי את כלל חישובי השכר – ללא טעויות אנוש. כך, לא רק שתלושי השכר של כלל העובדים מופקים אוטומטית – הם גם מופקים בתהליך שהוא חף לחלוטין משגיאות, טעויות חישוב או בלבולים שלעתים קורים בתהליך הכנת תלושי שכר.

הפקה אוטומטית של תלושי שכר – להוציא את הגורם האנושי אל מחוץ למשוואה

תלושי השכר של העובדים שלכם מכילים שפע של סעיפים להוספה ולהפחתה חודשית – ביניהם סיכום שעות העבודה מפלט שעון הנוכחות, הסכם העבודה האישי ואופן החישוב של שכר הבסיס, שיעורי המס המשולמים, הפרשות לקופות גמל, ביטוי מנהלים או קרנות פנסיה, הפחתות בגין ימים שהחסירו מהעבודה או תוספות של שעות נוספות, ועוד.

תלוש השכר של העובד, המשקף את הסכום שייכנס לחשבונו בתאריך תשלום המשכורות, הוא משמעותי עבור הארגון ועבור העובד – ולכן, בחישוב המשכורות אין מקום לטעויות.

הדרך היחידה למנוע "טעויות אנוש" בתהליך הפקה תלושי השכר עבור עובדי הארגון, היא לבטל את הגורם האנושי בחישוב השכר – וזאת תוכלו להשיג על ידי אוטומציה של תהליך ההפקה של תלושי המשכורת.

עם תוכנת משכורות – הפקת תלושי השכר לכלל העובדים, נעשית בלחיצת כפתור אחת

תוכנת משכורות מתקדמת מסוגלת להכיל כבר בשלב ההטמעה שלה את כלל עובדי הארגון, על המאפיינים האישיים של רכיבי השכר שלהם. מרגע שהוקמו במערכת כלל עובדי הארגון, על גובה השכר, ההפרשות (כאחוז מהשכר או כמספר קבוע), התוספות, וכדומה – כל החישובים מבוצעים באופן אוטומטי, ותלוש השכר מופק בתהליך נטול שגיאות.

זה יתרון גדול – אבל הוא אינו היתרון היחיד

בנוסף לעובדה שהפקה אוטומטית של תלושי השכר של העובדים על ידי תוכנת שכר מתרחשת ללא שגיאות ובאופן מדויק, בכל חודש מחדש – ישנם יתרונות נוספים לעבודה עם תוכנת שכר. הנה כמה מהם:

כל תלושי השכר מופקים תמיד בזמן, ונשלחים באופן אוטומטי לעובדים ללא איחורים. הפעילות החשבונאית המיטבית של הארגון אינה תלויה בנוכחות מנהל חשבונות זה או אחר במשרד – ותלושי השכר מופקים גם כאשר מנהל החשבונות חולה או מחסיר ימי עבודה, וגם כאשר הארגון מחליף עובדים ונדרש לימי הסתגלות של עובדי הנהח"ש חדשים. לא רק תלושי השכר מופקים באופן אוטומטי – אלא גם דו"חות פנים ארגוניים ודו"חות נדרשים לדיווח לרשויות המס. גם תשלום השכר עשוי להתבצע באופן אוטומטי, על ידי מרכז סליקה בנקאי. במקרים כאלה – תוכלו לדעת שהן תלושי השכר והן השכר עצמו מבוצעים באופן ממוחשב על ידי תוכנת השכר, תמיד בזמן.

מה קורה במקרים מיוחדים, כמו ימי מילואים או חופשת לידה?

תוכנת שכר מתקדמת מאפשרת תוספת של נתונים ייחודיים לכל עובד בכל חודש – תוך שהפקת תלוש המשכורת שלו משתנה בהתאם, כמו גם הדיווחים לרשויות המס.

מה חשוב לזכור, כשבוחרים תוכנת שכר עבור הארגון?

תהליך האוטומציה של הפקת תלושי המשכורת בארגון הוא תהליך שיש לו יתרונות מרובים. העבודה מול תוכנת שכר היא במרבית המקרים זולה יותר ביחס לשעות העבודה המצטברות של איש הנהלת חשבונות בעניין, הפוטנציאל לטעות בסכומי תלושי השכר הוא אפסי, והדיווחים הנוספים, למשל לרשויות המס, מבוצעים גם הם בקלות או אף באופן אוטומטי.

חשוב לבחור תוכנת שכר שתתאים לארגון שלכם, ואחד המאפיינים הבסיסיים לתוכנת שכר מתאימה היא כמות העובדים שהתוכנה הנבחרת מסוגלת לנהל. חשוב לבדוק שתוכנת השכר הנבחרת מטפלת באופן אוטומטי בכלל המאפיינים של הפקת תלושי השכר, ורצוי לבחור תוכנת שכר המציעה שירותים ומודולים נלווים, שיקלו על תהליך הנהלת החשבונות בארגון ויאפשרו אינטגרציה בין מחלקות ונתונים.

BLOG COMMENTS POWERED BY DISQUS