ארגונים רבים אשר שמרו על שגשוג ועל יציבות לאורך השנים חוו מהלומות קשות והתקשו להתאושש, בעוד ארגונים אחרים מצאו את עצמם בחזית העשייה.
אחד מהרכיבים המשמעותיים ביותר אשר מבדילים בין עסקים שקרסו בעת חירום לבין אלו שהצליחו להחזיק את הראש מעל המים ואף לשגשג, הוא קיומה של תכנית המשכיות עסקית המעניקה לארגונים את הכלים ואת הידע האסטרטגי להגיב באופן אפקטיבי למצבי חירום.
להיערך לגרוע מכל
המשכיות עסקית היא תוכנית שנועדה להכין ארגונים לאירועי קיצון מבעוד מועד, במטרה לשמור על רציפות תפקודית, ככל האפשר, בזמן המשבר, להבטיח התאוששות מהירה לאחריו.
בבניית תוכנית להמשכיות עסקית יש לקחת בחשבון משתנים רבים. כידוע, לא תמיד ניתן לחזות אירועי חירום מראש ולפיכך, על מנת שהתוכנית תוכל להיות אפקטיבית ברגע האמת, עליה להיות מורכבת ממספר אלמנטים.
לפניכם המרכזיים שבהם:
- מניעת הסיכון: בין אם מדובר בהגנה פיזית, כגון מיגון הבניין במקרה של התקפת טילים, או בהגנת סייבר - אלמנט המניעה שם דגש על מניעה מבעוד מועד של התממשות הסיכון.
- גידור הסיכון: לא תמיד ניתן למנוע את התממשות הסיכון, ולכן במקרה והסכנות הכרוכות באירוע החירום מתממשות, יש לפעול על מנת שהארגון יוכל להמשיך לתפקד, ולו באופן חלקי. גידור הסיכון יכול למשל לבוא לידי ביטוי על ידי שילוב של שני ספקים סלולריים שונים עבור עובדי הארגון, למקרה ואחת מהרשתות הסלולריות תיפול, או חלוקת פעילות הארגון למשרדים שונים למקרה של פגיעה פיזית באחד מהמשרדים.
- צמצום הנזק: גם אם לא ניתן למנוע את אירוע החירום, ניתן להפחית את הנזק העלול להיגרם בעקבותיו. צמצום הנזק יכול לבוא לידי ביטוי בין היתר באמצעות מערכות מתקדמות לכיבוי שריפות או גיבוי של נתונים ממוחשבים.
- ניהול משברים: ישנו הבדל מהותי בין ניהול הארגון בעת שגרה לבין ניהול הארגון בזמן חירום. לכן, תכנית המשכיות עסקית כוללת נהלים שלפיהם יש לפעול בעת מצב חירום, כגון מינוי של צוותים מיוחדים בקרב עובדי החברה אשר עוברים לפעולה מרגע התממשות המשבר, או שילוב של גורמים חיצוניים מתחומים רבים, החל מייעוץ משפטי, שיקום נזקים ועד לאבטחת סייבר.
- התאוששות: לאחר שמצב החירום הסתיים, יש לדאוג לשיקום הנזקים ולתהליך של התאוששות הארגון, אשר מתבצע לפי סדר עדיפויות אשר נקבע בעת בניית התוכנית, תוך כדי התחשבות בצרכים האסטרטגיים של הארגון.
לסיכום
משברים, בין אם מדובר ברמה הגלובלית או הלוקלית, אינם ניתנים למניעה הרמטית ואף ארגון אינו חסין ב - 100% מפניהם.
לכן, כדי שהארגון יוכל לצלוח את המשבר הבא בהצלחה, חשוב להיערך מבעוד מועד עם תכנית המשכיות עסקית מסודרת, ויפה שעה אחת קודם.