במשך שנים עובדים נכלאו בחללים עוינים, שעוצבו כדי לוודא שלא נוח להם מדי, כדי שלא "יירגעו מדי" ויעבדו פחות. בשנים האחרונות התפיסה משתנה, וכיום מבינים בעולם העסקי שכאשר לעובד נעים וטוב הוא גם עובד יותר טוב. מעצבי המשרדים נדרשו לתת תשובה וזו לא איחרה להגיע
המשרד של היום הוא כבר לא רק מקום עבודה פונקציונאלי, שנועד לתפקד כסביבת עבודה יעילה. תכנון משרדים מודרני צריך לספק היום עוד שני אלמנטים מהותיים נוספים, מעבר למה שהציע עד כה תחום תכנון משרדים.
המשרד המודרני הוא הבית השני של רבים מאיתנו. ההשלמה עם העובדה הזו הביאה לכך שהמשרדים בעידן החדש מעוצבים ומתוכננים, קודם כל, כמרחב עבודה נעים ונוח לעובדים בו. האלמנט השני שנוסף לתפיסת תכנון המשרדים העכשווית, הוא התייחסות למשרד כחלק מכרטיס הביקור של העסק וההכרה שהמשרד הוא המקום שאמור לשדר את התדמית הראשונית של העסק ללקוחות הבאים בשעריו.
שתי הפונקציות החדשות הללו אותם אמורים לספק היום מתכנני ומעצבי המשרדים, יצרו שינוי מהותי בתחום תכנון המשרדים, הבא לידי ביטוי הן בעיצוב הפנים והן בעיצוב החיצוני של מעטפת המבנה.
תכנון משרדים בא לענות על צרכים של העסק וצרכים של עובדים, שהם קודם כל אנשים. זהו הבסיס של תחום העיצוב בכלל. המגמה השלטת כיום בתחום הניהול היא של 'היררכיה אופקית ושטוחה', כלומר סגנון ניהול פתוח, הבא ליצור אווירה חברית ופרודוקטיבית ולמנוע תחושת ניכור וריחוק והדבר כמובן בא לידי ביטוי גם בתכנון משרדים. החללים מחוברים בסגנון ה'אופן ספייס', אין כמעט דלתות, יש יותר קירות זכוכית ודלתות שקופות, ויש קשר עין כמעט בין כל חלקי המשרד.
ברוב המשרדים של חברות ההי-טק הבינלאומיות, בהם המנכ"ל והמנהלים הבכירים מנסים לשדר קירבה לעובדים ותקשורת בגובה העיניים, גם תכנון משרדי ההנהלה איננו מנקר עיניים. כלומר, תכנון המשרד כיום מבוצע לפי הצרכים של העובד ולאו דווקא לפי דרגתו בחברה.
אולם התובנה שהביאה לשינוי המשמעותי ביותר בתחום תכנון משרדים, היא ההכרה שלתכנון ועיצוב חלל המשרד יש השפעה ישירה על התקשורת ושיתוף הפעולה בין העובדים, על איכות העבודה וגם על הדבר החשוב מכל בתחום העסקי - התפוקות של העובדים במשרד.
המשרד של המאה העשרים ואחת מתוכנן בדיוק כמו הבית בו אנחנו חיים, כמקום שנעים להיכנס אליו בבוקר ונוח לעבוד בו במהלך היום. הדגש כיום הוא על נוחות העובד וצרכיו, כולל הפינוקים הקטנים. Google כמובן, הפכה את זה לאידיאולוגיה והלכה עד לקצה העליון בתחום תכנון משרדים עם חדרי משחקים מרהיבי עין, פלזמות על כל קיר, ומקררים עמוסי כל טוב. אבל מה ש-Google עשתה בגדול, עושים היום בתכנון משרדים חברות סטארט אפ ומשרדי עורכי דיןבכל מקום בעולם.
ברגע שהבינו בעולם העסקי שכאשר לעובד נעים וטוב הוא גם עובד יותר טוב, מעצבי המשרדים נדרשו לתת תשובה וזו לא איחרה להגיע - חדרי אוכל עמוסי כל טוב, מקלחות מפנקות לעובדים ופינות מנוחה ומשחקים, הפכו תוך זמן קצר לפק"ל מחייב בתכנון המשרד המודרני.
הכותב, יורם קראוס, הקים ומנהל את חברת "sms ניהול פרויקטים", המובילה את תחום ניהול הפרויקטים הנדל"ניים בישראל. קראוס ניהל פרויקטים של תכנון והקמת משרדים עבור חברות כמו google, sap, Xerox, בנק הפועלים, בנק מזרחי, האוניברסיטה העברית ועוד.