אבל הקורונה היא רק דוגמה אחת קיצונית למשברים ושיבושים בעסק, אלו יכולים לבוא בעוד צורות רבות - מלחמה, אסונות טבע, הפסקות חשמל ממושכות, כמו גם אירועים פנים-ארגוניים כגון מתקפת סייבר, שריפות, הצפות, תאונות, תקלות תפעוליות ועוד.
כל משבר כזה הוא ייחודי ודורש צורת התמודדות שונה, בין אם מדובר בהשבתת פעילות (על כל הכרוך בכך), פגיעה בתשתיות, אובדן נתח שוק, פגיעה במוניטין, או כל "ברבור שחור" אחר. בדיוק כאן נכנסת לתמונה תכנית המשכיות עסקית (BCP).
מהי תכנית המשכיות עסקית?
המטרה העיקרית של תכנית המשכיות עסקית היא בניית היכולת לשמור על רציפות תפקודית (תפעולית) של העסק בזמן משבר ולאחריו, בין אם מדובר על משבר בינלאומי כמו מגפת הקורונה, לאומי כמו מלחמה או מקומי כמו נפילת תשתיות המחשוב.
תכנית כזו ממפה את הסיכונים האפשריים, ועבור כל סיכון בונה תכנית פעולה הבנויה על בסיס כמה רבדים עיקריים:
- מניעה: הטמעת כלים כדי למנוע את ההתממשות של אותו הסיכון - בין אם הטמעה של הגנת סייבר למערכות המחשב, ובין אם מיגון פיזי של המבנה בפני פגיעת טילים.
- גידור: לא כל משבר ניתן למנוע לחלוטין, ובתכנית המשכיות עסקית פועלים לגידור הסיכון במטרה לאפשר רציפות תפקודית(תפעולית) גם במקרה של פגיעה.
- הפחתה: כלים ושיטות לצמצום הנזקים בעת אירוע משברי - למשל, גיבוי נתונים קבוע למחשבים.התמודדות: בניית תוכנית ונהלים להתמודדות בזמן אמת וניהול האירוע המשברי. חשוב לקבוע מראש מי ינהל את תהליך קבלת ההחלטות בזמן האירוע, ומהו סדר הפעולות הנדרש.התאוששות: בנייה מראש של תכנית התאוששות יעילה במטרה לחזור במהירות לשגרה, לפי סדר עדיפויות שנקבע מראש.
בניית תכנית כזו היא לא פשוטה, ודורשת הסתכלות רוחבית על העסק, הבנה של תהליכי ליבה בארגון, תהליכי קבלת ההחלטות ויישום חשיבה טכנולוגית. בעוד חלק מהארגונים ממנים עובדים לשרטוט התכנית, אחרים מחליטים להיוועץ עם מקור חיצוני המומחה בבניית תכניות להמשכיות עסקית.
בין המשכיות עסקית לחוסן ארגוני
אם תכנית להמשכיות עסקית היא הבסיס, ומתייחסת לאירועים ותרחישים ידועים מראש כגון שריפה, מלחמה או שיטפון – המושג "חוסן ארגוני" לוקח את ההמשכיות העסקית צעד אחד קדימה, ומתייחס לכל סוג של אירוע משבש, גם אירועים לא צפויים שאין כל אפשרות לחזות מראש.
המטרה העיקרית של בניית חוסן ארגוני היא ליצור גמישות כללית בארגון ופתיחות נרחבת לשינויים, כך שהוא יוכל להסתגל במהירות לכל שינוי שעלול להגיע.
לסיכום
התממשותם של אירועים משבשבים היא אינה שאלה של "אם" אלא שאלה של "מתי". לארגונים שנערכו מראש עם תכנית המשכיות עסקית יש סיכוי גדול יותר לצאת בשלום מכל סוג של אירוע, ובמקרים רבים הם אף יכולים לנצל את המשברים כדי להתעלות על מתחריהם (שבינתיים מלקקים את הפצעים) ולצמוח לכיוונים חדשים.